Navigasyon:  Genel Bilgi > Genel Kavramlar

EnVision Doküman Yönetim Sistemi'nde sıkça karşılaşacağınız bazı temel kavramlar bu bölümde açıklanmıştır.

Doküman: enVision Doküman Yönetim Sistemi'nin temel taşı, "doküman"dır. Her türlü dijital dosya, türü ne olursa olsun, bir doküman olarak sisteme eklenir. Bir dokümanın yeni versiyonu ile eski versiyonu, sistemde birbiri ile bağıntılı iki farklı dokümandır. Kağıt ortamında bulunan evraklar, tarayıcı ya da herhangi bir faks cihazı aracılığı ile kolayca dijitale çevrilerek sisteme doküman olarak eklenebilir.

 

Belge: Kalıcı nitelikte ve kişi ya da makinece okunabilen bir veri ile bunun yazılı olduğu veri ortamıdır.

 

Evrak: Resmi kurumlarda işlem gören belgelerdir.EnVision içinde bunlar kullanıcı tercihine göre birbirinin yerini tutacak şekilde kullanılabilmektedir.

 

Birim: Doküman yönetiminde, dokümanların organize edilmesi açısından en önemli noktalardan birisi olan birimler, dokümanları tip/çeşit/kullanım/kaynak/... durumlarına göre sınıflandırmayı amaçlamaktadır. Birimler, sadece dokümanlara ulaşımı kolaylaştırmakla kalmaz, erişim hakları, kategori üyelikleri gibi işlevlerde de kilit rol oynar. Örneğin, "Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı" birimine erişebilecek kullanıcılar kısıtlanabilir ya da bu birimdeki bir doküman değiştirildiğinde haber almak üzere birim üyeliği oluşturulabilir. Birimler, hiyerarşik bir yapıdadır. Sınırsız sayıda alt birim, ihtiyaca göre yetkili kullanıcılar tarafından oluşturulabilir. Aşağıda, örnek bir birim ağacı gösterilmiştir:

 

 

Lokasyon: Lokasyon kavramı, enVision sistemindeki evrakların varsa fiziksel yerlerini takip etmek amacı ile kullanılır. Bu sayede, enVision doküman arama özellikleri ile saniyeler içerisinde bulduğunuz dokümanın fiziksel kopyasının nerede olduğu bilgisi anında görülebilir. Lokasyon yapısı, aynı zamanda hırsızlık veya yangın gibi durumlarda hangi evrakların kaybolduğu gibi hayati raporları kolayca edinmenize imkan verir.

Lokasyonlar, hiyerarşik bir yapıdadır. Sınırsız sayıda alt lokasyon, ihtiyacınıza göre yetkili kullanıcılar tarafından oluşturulabilir. Aşağıda, örnek bir lokasyon ağacı gösterilmiştir:

Firmalar, ihtiyaçlarına göre, lokasyonları "raflar" gibi en derin detaya kadar indirebilirken, "depo" gibi genel ve daha az detaylı düzeyde de kullanabilir. Bu yapı, tamamen kullanıcı firma ihtiyacına göre firma yetkili kullanıcısı tarafından oluşturulur ve idare edilir.

 

Kullanıcı Rolleri: enVision güvenlik özelliklerinin temel taşı, rollerdir. Sistemde sınırsız sayıda rol oluşturabilir ve kullanıcılar sınırsız sayıda role dahil edilebilirler. Her rol için yetkilendirmeler ayrı ayrı ve detaylı olarak belirlenebilir ve bu sayede hangi kullanıcının neleri yapabileceği konusunda sistem yöneticisi gerekli düzenlemeyi kolaylıkla yapabilir.

 

Yetki Bölümleri: Yetki gruplarının bölümlere ayrıldığı kısımdır. Yetki gruplarını bölümleyerek Yetki düzenlemeleri yapılırken bir grupta yer alan yetki gruplarını hızlı bir şekilde, tek hamlede yetkilendirmeye yarar.

 

Yetki Grupları: Yetki grupları; kullanıcıların sistem içerisinde sahip olduğu yetkileri gösterir. Yetki grupları Özel Yetkiler, Birim Yetkileri, Gizli Evrakların Görülmesi Yetkileri vb. şekilde oluşturularak sistem içerisinde yetki verilir ve ilgili kullanıcılara atanır.