Navigasyon:  enVision Doküman ve Süreç Yönetim Sistemi > enVision ile Yapabilecekleriniz

EnVision, web tabanlı ve uzaktan erişime imkan sağlayan, versiyonlar bazında doküman tarihçesini tutabilen, esnek kullanıcı ve doküman yetkilendirmeli bir doküman yönetim sistemidir. .NET platformunda son teknolojiler kullanılarak geliştirilmiş olan enVision, hem kullanıcı sınırlaması, hem de doküman türü ve adedi kısıtlaması olmaması sayesinde her boyuttaki işletmelerin dokümanlarını dijital ortamda ve güvenli bir şekilde saklayabilmelerini sağlamaktadır. Web tabanlı olması sayesinde, tüm işlemler, internet erişimi olan herhangi bir lokasyondan gerçekleştirilebilirken, güvenli yapısı ile kullanıcıların hangi dokümanlara erişip, hangilerine erişemeyeceklerinin belirlenebileceği bir ortam sunmaktadır. enVision Doküman Yönetim Sistemi, MS Word, MS Excel, MS PowerPoint ve MS Outlook ile tam entegre olarak çalışabilmektedir. Sistem, her türlü dosya türünü ve formatını desteklemektedir.

 

Güvenlik: enVision, dokümanlarınızı hem doğal afetler, hırsızlık ve kaybolma gibi etkenlere hem de yetkisiz erişimlere  karşı tam olarak korumaktadır. Arşiv odanızda bir hırsızlık ya da yangın gibi beklenmeyen bir olay yaşandığında yok olan evrakların dijital ortamda güvende olduklarını bilmek, hangi dosyaların orijinallerinin imha olduğunu saniyeler içerisinde görebilmek, hiç kuşkusuz kurumsal varlığın güvencesi için çok önemlidir. enVision, size saniyeler içinde hangi dolapta hangi evrakların bulunduğunu gösterebilir ve felaket onarımı konusunda kurumunuza çok büyük katkı sağlayabilir. enVision Doküman Yönetim Sistemi’nde tüm dosyalar, şifrelenmis olarak muhafaza edilir. Dosya, dijital ortamda kötü niyetli birinin eline geçse dahi, tamamen kullanılamaz bir halde olacaktır. Güncel güvenlik problemlerinden birinin “hacker” olarak tanımlanan korsanlar olduğu düşünüldüğünde, bu tarz bir koruma kurumsal bilgilerin güvenliği için çok önemlidir. enVision sistemine eklenen bir dosya, sadece ve sadece izin verilmiş kişilerce ulaşılabilir.

Dosyaların şifreli olarak tutulmasının bir diğer avantajı ise, virüslere karşı korumadır. Günümüzde, herhangi bir Word dokümanı, resim ya da çalıstırılabilir dosyaya virüsler rahatlıkla bulaşabilirken, enVision tarafından şifrelenmis bir dosya, virüsler için tanımsız ve değiştirilemezdir. Herhangi bir müdahale ile dosya içeriğinde tek bir harf bozulsa dahi, enVision bunu fark eder ve sizi bilgilendirir. Tüm bu güvenlik unsurlarına, kişi ve grup bazlı erişim kısıtlamaları da eklendiginde, enVision’un benzerlerinden çok üstün güvenlik özelliklerine sahip olduğu ortadadır. Örneğin, teklif dokümanlarınıza kurumdaki sadece satış elemanlarınızın, bütçe ile ilgili dosyalarınıza ise sadece idari kadronun erişebilmesini sağlayabilir, daha önemli gördüğünüz evrakların ise sizin belirleyeceğiniz özel bir anahtar ile ikinci kez şifrelenmesini sağlayabilirsiniz. Bu sayede, anahtar kelimeyi bildirmediğiniz kişilerin dosyayı hiçbir şekilde göremeyeceğini garanti altına almış olursunuz. Dokümanlar 128-bit şifrelenmis olarak saklanır. Dokümanların, kimler tarafından, ne şekilde değistirildiği, kimlerin dokümanı incelediği izlenebilir, istenen değisiklik iptal edilebilir. İstediğiniz kullanıcılara dokümanı görme hakkı verebilir, istediklerinizin değisiklik yapmasına müsaade edebilirsiniz. Sizin belirleyeceginiz sıklıkta, sistemin tüm dosyaları ya da bir kısmını yedeklemesini sağlayabilir, bu işlemi örneğin her hafta ya da her gün belirli bir saatte gerçekleşecek şekilde ayarlayabilirsiniz.

 

Erişim: enVision Doküman Yönetim Sistemi, tamamen web tabanlı olması sayesinde, uzaktan erişime imkan vermekte ve yetkisi olan kullanıcıların ofis dışındayken bile tüm işlemleri gerçekleştirmelerine olanak sağlamaktadır. Bir satış elemanı, müşteri ziyareti esnasında ihtiyaç duyması halinde, bir bilgisayardan ya da mobil cihazdan sisteme bağlanarak daha önce verilen teklifler, alınan siparişler ve faturalar gibi tüm bilgilere ulaşabilir ve gereken tüm bilgiyi enVision sistemi sayesinde güvenli bir şekilde edinebilir. Ayrıca, bu kullanıcı isterse ve yetkisi var ise, herhangi bir evrakın istediği faks numarasına ofisten otomatik olarak gönderilmesini ya da e-posta atılmasını sağlayabilir. enVision, şirket içi kullanımda ise sıfır kağıt tüketimi imkanı sağlarken, sadece maliyetleri düşürmekle ve verimi artırmakla kalmaz, istenmeyen kopyaların, yetkisiz kişilerin eline geçmesini de engeller. Bunların yanı sıra, kullanıcıların belirlediği kategorilere, tarihlere, anahtar kelimelere ve tüm diğer bilgilere göre arama yapılabilir, dijital ortamda hazırlanmış dosyalarda içerik araması gerçekleştirilebilir. Ayrıca enVision, opsiyonel OCR ve ICR modülleri ile kagıt üzerindeki evraklarda dahi kullanılan serbest içerik araması yapılmasına imkan verir. Örneğin, onbinlerce sayfa evrak arasında, içerisinde “muhtasar” geçen tüm evraklara birkaç saniye içerisinde ulaşabilir, dilerseniz bunları bilgisayarınızda görebilir, dilerseniz de asıl suretlerinin hangi binadaki hangi odanın hangi dolabının kaçıncı rafında olduğunu görebilirsiniz.

 

Versiyon Kontrolü ve Döküman Tarihçesi: enVision Doküman Yönetim Sistemi, dokümanlar üzerinde yapılan tüm değisiklikleri tutmakta ve otomatik versiyonlama sistemi sayesinde, son derece esnek bir doküman ağacı yapısı sunmaktadır. Benzer sistemlerdeki “her zaman en son versiyon değiştirilebilir” mantığının yerine tamamen esnek bir yapı sunabilmekte ve dokümanın yeniden kullanılabilme imkanını artırmaktadır. Doküman ağacında, bir dokümanın soyağacını görebilir, nereden türediğini ve kardeş dokümanlarını kolayca anlayabilirsiniz. Bu sayede, yapılacak bir değişikliğin hangi dosyalara uygulanması gerektiğini rahatça takip edebilirsiniz.

 

enVision Yedekleme ve Geri Getirme İşlemleri

Yedekleme işlemleri veri tabanı (meta veriler), uygulama yazılımı, dosya sistemi (dokümanlar) olmak üzere üç platformda yapılmaktadır. Prosedürlere bağlı kalınarak alınan tam ya da incremental yedek olası felaket durumlarında son verilere ulaşılmasını sağlamaktadır.

 

Verilerin Yedeklenmesi ve Geri Getirilmesi ile ilgili işlemlere ait doküman aşağıda belirtilmektedir.

 

 

Doküman Ekleme: enVision Doküman Yönetimi Sistemi’ne yeni bir dosya eklemek son derece kolaydır. Dijital ortamda bulunan bir dosya, sisteme giriş yapıldığı takdirde saniyeler içerisinde yüklenebilir. Kağıt ortamında bulunan bir evrak ise, isterseniz herhangi bir tarayıcıdan taranarak, isterseniz de kurum içi dahili bir faks cihazına faks çekmek sureti ile doğrudan sisteme eklenebilir. Bunların yanı sıra, sunucuya bağlı bir tarayıcı ile evraklar toplu olarak da sisteme yüklenebilir. Sisteme eklenen dosyalar için, anahtar kelimeler, onay bilgileri, erişim hakları, kategoriler, şifreleme bilgileri, yazarı ve daha birçok bilgiyi girme imkanı vardır. İçerik aramasının dışında ulaşımı kolaylaştıran bu bilgiler sayesinde, ne kadar çok evrağınız olursa olsun, daima herşey elinizin altındadır.

 

MS Office Uygulamaları ile Entegrasyon: enVision Doküman Yönetim Sistemi, Word, Excel ve PowerPoint uygulamaları ile tam entegre olarak çalışabilmektedir. MS Office uygulamalarına eklenen enVision menüleri ve düğmelerini kullanarak, dosyaları üstünüze alabilir, iade edebilir ya da değişiklik yapabilirsiniz. Bu özellik sayesinde, işleriniz daha hızlı ve kolay yürüyecek ve zaman kaybı minimuma indirilecektir.

Ayrıca MS Outlook entegrasyonu sayesinde, elektronik postalarınızı dahi enVision sistemine ekleyebilir, aramalar yapabilir, şifreleme ve arşivleme olanaklarını kullanabilirsiniz. Dilediğiniz takdirde, gelen her elektronik postanın sisteme otomatik olarak eklenmesi de enVision'un yapabildiklerinden sadece biridir.

Dış Sistemler ve Entegrasyon: enVision Doküman Yönetim Sistemi, “web servisleri” desteği sayesinde, her türlü harici uygulama ile entegrasyona imkan vermektedir. enVision Doküman Yönetim Sistemi veri katmanı, depolama için aynı anda birden fazla sabit disk ya da bilgisayar kullanımı yoluyla ölçeklenebilmektedir. enVision Doküman Yönetim Sistemi, çok katmanlı yazılım mimarisi üzerinde gelistirildiği için her

boyuttaki kurumun gereksinimlerini kolayca karsılayabilir ve ihtiyaçlar büyüdükçe masrafsızca ve zahmetsizce son kullanıcılara seffaf bir şekilde genişletilebilir.

Kullanıcı Gruplarına Göre Erişim: Dokümanlar için kişi ve grup bazlı erişim kısıtlamaları mevcuttur.

Kişisel Şifreleme: Gizlilik gerektiren evrak kişisel bir anahtar ile ikinci kez şifrelenebilir.

Onay Mekanizması: Sisteme eklenen bir dokümanın kullanıcıların hepsi ya da en az biri tarafından onaylanması istendikten

sonra sistemde görünmesi sağlanabilir.

Uyarılar ve Görev Atama: Bir doküman için görevlendirmeler tanımlanabilir ve görev geciktiğinde ya da yerine getirildiğinde haberdar olunabilir. Doküman eklenmesi, değiştirilmesi ya da silinmesi durumunda SMS, e-posta ve uygulama içi mesajlaşma sistemlerini kullanarak istenen kişilere bilgi verebilmektedir.

Ölçeklenebilme: Depolama için aynı anda birden fazla sabit disk ya da bilgisayar kullanımı ve son kullanıcılar için şeffaf çok katmanlı yapısı sayesinde kurumsal ihtiyaçlara göre ölçeklenebilir.

Otomatik Yedekleme: Belirlenecek bir sıklıkta, sistemdeki tüm dosyaların ya da bir kısmının yedeklenmesi otomatik olarak sağlanabilir.

Birden Fazla Doküman Kategorisi Desteği: Dokümanlar için hiyerarşik bir doküman kategorisi oluşturulup, dokümanlar birden fazla kategoriye atanabilir.

Birden Fazla Dil Desteği: Parametrik ve uyarlanabilir arayüz tanımlama olanakları sayesinde farklı diller için konfigürasyonu mümkündür. enVision “İsimlendirme Modu” üzerinden kurumsal terminolojiye adapte olacak şekilde sistemdeki tüm etiketlerin değiştirilmesi mümkündür.

Versiyon Takip ve Grafiksel Doküman Tarihçesi: Dokümanlar üzerinde yapılan tüm değişiklikler tutulmakta ve otomatik versiyonlama sistemi sayesinde, doküman tarihçesine yönelik son derece esnek grafiksel bir doküman ağacı yapısı sunulmaktadır.

Doküman Arama: Kullanıcıların belirlediği kategorilere, tarih, anahtar kelimeler ve tüm bilgilere göre arama yapılabilir, dijital ortamda hazırlanmış dosyalar üzerinde içerik araması gerçekleştirilebilir.

Çeşitli Doküman Tipi Desteği: Posta/fax ile gelen/giden evrak, fatura, dilekçe, yazışma, çizim, yazı, resim gibi farklı ortamlardaki dokümanların sisteme kaydı mümkündür.

Resim Üzerinden Yazı Tanıma (OCR) Modülü: OCR modülü ile kağıt üzerindeki evrak, dijital metin dosyası olarak sisteme kaydedilmesi ve kolay arama için indekslenmesi sağlanmaktadır.

Esnek Erişim Kısıtlama: Güçlü ve güvenli erişim hakları yönetimi sayesinde, enVision ile dokümanlara sadece yetkili kişiler erişebilir.

Evrak Takibi: enVision Doküman Yönetim Sistemi, evraklar üzerinde yapılan tüm değişiklikleri tutmaktadır. Bu sayede evrak gönderimlerinizi takip edebilir, evrak üzerinde yapılan değişiklikleri görebilirsiniz.

Arşiv: envision Doküman Yönetin Sistemi sayesinde evraklarınızı dijital ortamda güvenli bir şekilde saklayabilirsiniz. Bu sayede arşivleme maliyetlerini de düşürebilirsiniz.

Form Yönetimi: Dinamik form tasarımı sayesinde oluşturmuş olduğunuz formlarda, hangi alanların hangi kullanıcılar tarafından doldurulacağına karar verebilirsiniz.

Portal Arayüzü: Kullanıcının kendi isteğine göre özelleştirebildiği portal arayüzü sayesinde (portalpart ekleyip çıkartarak) kullanıcı, güncel bilgilere rahatlıkla ulaşılabilir.

Not Alma: enVision portal ana sayfasında bu alanı kullanarak kişisel hatırlatmalar, oluşturacağınız evrak ile ilgili notlar alabilirsiniz.

Otomatik İş Akışı Başlatma (Tetikleyiciler): İş akışı tetikleyicisi, belli durumlarda belli iş akışlarının otomatik olarak çalıştırılması amacıyla kullanılır.

Doküman Tipi Tanımlama: enVision Doküman Yönetim Sistemi'nde doküman tipi, ilgili dokümanın meta data (künye) bilgilerine göre belirlenir.

İsimlendirme: Doküman Yönetim Sistemlerinde, diğer tüm yazılım uygulamalarında da olduğu gibi, kurumsal terminolojiler farklılık gösterir. Kimi kurumlar, "doküman" yerine "evrak" terimini benimserken kimileri de "erişim" yerine "yetki" kelimesini kullanır. Bu durum karşısında kurumlar kullandıkları yazılıma uygun şekilde yeni terminolojiye alışmak zorunda kalırlar ve hem geçiş süreci zorlaşır hemde hata oranı artar. Bu problemin çözümü için enVision çok özel bir altyapı sunmaktadır. "İsimlendirme Modu" isimli bu özellik sayesinde, sistem kurumlar tarafından dakikalar içerisinde kolaylıkla ayarlanabilir ve bu konuda ortaya çıkan güçlükler ortadan kaldırılır.

İsimlendirme modu, enVision'ın kurumunuza ne kadar kolay adapte olabileceğinin en büyük göstergelerinden biridir. Sistem, yetkili bir kullanıcı tarafından isimlendirme moduna sokulduğunda, tüm etiketler kolaylıkla değiştirilebilir ve sistem kurumsal terminolojinize kolayca uygun hale getirilir.

Özel Alan Tanımlama: enVision Doküman Yönetim Sistemi'nde doküman veya birim tanımlarına yeni bir bilgi alanının dinamik olarak ekleme için kullanılacak önemli bir özelliktir. Bu alan sayesinde oluşturulmak istenen doküman veya birim alanları kullanıcının isteğine göre belirlenebilir.

e-imza: enVision Doküman Yönetim Sistemi, kullanıcılara e-imza kullanarak form imzalama, pdf dosyaları imzalama gibi olanakları sağlamaktadır.

Hızlı Önizleme: Tasarlanmakta olan formun, kullanım sırasında nasıl görüneceğini izlemek için kullanılır.

Zimmetleme: Seçilen evrakla ilgili zimmet işlemlerini (evrakın kimin üzerine, hangi kuruma zimmetlendiğini) bu alanı kullanarak uygulayabilirsiniz.

İş Akışı: İş akışı modülü üzerinden kapsamlı, esnek ve grafiksel iş akışı tanımlama ve çalıştırma mümkündür. Genel ve parametrik olarak tasarlanmış iş akışları, işleyiş sırasında doküman/şahıs gibi parametrelerin değerleri belirtilerek kullanılabilmektedir.

Form Tasarımı: Dinamik form tasarlama modülü ile Web tarayıcısı üzerinden grafiksel olarak bir form tasarlanıp, bir iş akışı üzerinde kullanıma alınabilmektedir.

Fax ve e-posta Sistemleriyle Entegrasyon: Fax ve e-posta ile gelen dokümanlar sisteme kaydedilebildiği gibi, sistemdeki dokümanlar doğrudan fax ve e-posta ile gönderilebilir.

İstemci İçin enVision Agent: İstemci bilgisayarlara kurulan enVision Agent uygulaması; uyarılar, görev ve onaylar konusunda, enVision'a internet tarayıcısı üzerinden kullanıcı girişi yapılmasa dahi, kullanıcıyı haberdar eder.